Datenschutzerklärung

1. Überblick

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, wie Burim Mala (Poenta) personenbezogene Daten erhebt, verarbeitet und schützt — sowohl auf dieser Website (poenta.de) als auch auf der Poenta-Voice-Plattform (voice.poenta.de).

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies gesetzlich erlaubt ist oder Sie ausdrücklich eingewilligt haben.

2. Verantwortliche Stelle

Burim Mala
Poenta (Einzelgewerbe)
Erlenbruchstr. 25
63071 Offenbach am Main
Deutschland
E-Mail: info@poenta.de

3. Hosting

poenta.de — Vercel Inc.

Die Marketing-Website poenta.de wird bei Vercel Inc., 340 S Lemon Ave #4133, Walnut, CA 91789, USA, gehostet. Vercel verarbeitet dabei technische Zugriffsdaten (IP-Adresse, Browser, Zeitstempel) als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb). Datenschutzerklärung Vercel: vercel.com/legal/privacy-policy.

voice.poenta.de — Hetzner Online GmbH

Die Poenta-Voice-Plattform wird auf einem Server der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, betrieben. Der Server befindet sich in einem deutschen Rechenzentrum. Datenschutzerklärung Hetzner: hetzner.com/legal/privacy-policy.

4. Cookies und Einwilligungsverwaltung

Beim ersten Besuch von voice.poenta.de wird ein Cookie-Einwilligungsbanner angezeigt. Ohne Ihre Einwilligung werden keine Analyse- oder Marketing-Cookies gesetzt. Ihre Wahl wird im Browser- Speicher (localStorage) gesichert. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit durch Löschen der Browser-Daten widerrufen.

Technisch notwendige Cookies (z. B. Session-Cookies für den Login) werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) gesetzt und benötigen keine gesonderte Einwilligung.

5. Google Analytics 4

Mit Ihrer Einwilligung nutzen wir Google Analytics 4 (GA4) der Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA. GA4 erfasst pseudonymisierte Nutzungsdaten (Seitenaufrufe, Verweildauer, Geräteinformationen) und übermittelt diese an Google-Server. IP-Adressen werden vor Übermittlung anonymisiert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit durch Ablehnen im Cookie-Banner widerrufen. Weitere Informationen: policies.google.com/privacy.

6. Anmeldung mit Google (Google OAuth)

Auf der Poenta-Voice-Plattform (voice.poenta.de) können Sie sich mit Ihrem Google-Konto anmelden. Dabei werden folgende Daten von Google an uns übermittelt und in unserer Datenbank gespeichert:

• Google-Account-ID (eindeutige Nutzerkennung)
• Vorname und Nachname
• E-Mail-Adresse
• Profilbild-URL (optional)

Diese Daten werden ausschließlich zur Authentifizierung und zur Bereitstellung Ihres Nutzerkontos verwendet. Es findet kein Abgleich mit Dritten statt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung / Kontoerstellung). Die Anmeldung erfolgt über das OAuth-2.0-Verfahren der Google LLC. Wir erhalten dabei keinen Zugang zu Ihrem Google-Passwort.

Sie können die erteilten Zugriffsrechte jederzeit unter myaccount.google.com/permissions widerrufen. Nach Widerruf können Sie sich nicht mehr mit Google bei Poenta Voice anmelden, Ihr Konto bleibt jedoch bestehen.

7. Google Kalender-Integration

Wenn Sie die Kalender-Integration aktivieren, erteilen Sie Poenta Voice die Berechtigung, auf Ihren Google Kalender zuzugreifen. Dabei werden folgende Daten verarbeitet:

• Gelesen: Kalendereinträge (Titel, Datum, Uhrzeit, Ort, Beschreibung, Teilnehmer) des primären Google Kalenders sowie weiterer freigegebener Kalender
• Geschrieben: Neue Kalendereinträge und Terminänderungen, die der KI-Assistent im Auftrag des Nutzers oder seiner Kunden anlegt (z. B. Terminbuchungen über den Voice-Agenten)

Zweck: Der KI-Sprachassistent (Lena) nutzt diese Daten ausschließlich, um eingehende Anrufgespräche zu bearbeiten — z. B. bestehende Termine abzufragen und dem Anrufer mitzuteilen oder neue Termine direkt in den Kalender einzutragen. Kalenderinhalte werden nicht für Werbung, Profiling oder die Weitergabe an Dritte genutzt.

Speicherung: Der OAuth-Access-Token wird verschlüsselt in der Datenbank gespeichert und nur für den jeweiligen Nutzer-Account verwendet. Kalenderinhalte selbst werden nicht dauerhaft gespeichert — sie werden bei jedem Zugriff live von der Google Calendar API abgerufen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Sie können die Kalender-Integration jederzeit im Dashboard unter Einstellungen → Integrationen deaktivieren sowie die Berechtigung direkt bei Google unter myaccount.google.com/permissions entziehen.

8. Kontaktaufnahme per E-Mail

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, werden Ihre Angaben (E-Mail-Adresse, Nachrichteninhalt) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage gespeichert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung). Die Daten werden nach abschließender Bearbeitung gelöscht, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.

9. Chat-Assistent auf poenta.de

Auf poenta.de steht Ihnen unten rechts ein Chat-Fenster zur Verfügung, über das Sie uns Fragen stellen und ein Beratungsgespräch vereinbaren können. Den Chat-Dienst betreiben wir selbst — Ihre Nachrichten werden nicht an einen fremden Chat-Anbieter weitergegeben.

Hinweis: Die Antworten im Chat werden automatisiert durch ein KI-System erzeugt. Sie sprechen also nicht mit einer natürlichen Person. Auf Wunsch vermittelt der Chat den Kontakt zu uns.

Bei der Nutzung des Chats verarbeiten wir:

• Ihre Nachrichteninhalte sowie die Antworten des Systems
• Zeitstempel der Nachrichten
• technische Verbindungsdaten (IP-Adresse, Browsertyp)
• Angaben, die Sie freiwillig im Chat mitteilen (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Terminwunsch)

Im Browser-Speicher (localStorage) wird eine Kennung Ihrer Chat-Sitzung abgelegt, damit Ihr Gesprächsverlauf beim Neuladen der Seite erhalten bleibt. Es werden dafür keine Cookies gesetzt. Über »Chat beenden« im Chat-Fenster oder durch Löschen der Browserdaten entfernen Sie diese Kennung wieder.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung Ihrer Anfrage) und, soweit es um die Anbahnung eines Vertrags geht, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Chatverläufe werden nach abschließender Bearbeitung Ihrer Anfrage gelöscht, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.

10. Server-Logfiles

Beim Zugriff auf unsere Websites werden automatisch technische Daten in Server-Logfiles erfasst: IP-Adresse (anonymisiert), Browsertyp, Betriebssystem, Referrer-URL, Zeitstempel. Diese Daten dienen ausschließlich der Betriebssicherheit und werden nach 7 Tagen gelöscht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

11. Auftragsverarbeiter

Wir setzen folgende Dienstleister als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO ein:

• Vercel Inc. (USA) — Hosting poenta.de
• Hetzner Online GmbH (Deutschland) — Hosting voice.poenta.de
• Google LLC (USA) — OAuth-Authentifizierung, Kalender-API, Analytics
• LiveKit Inc. (USA) — Echtzeit-Kommunikationsinfrastruktur für Sprachanrufe
• Cloudflare, Inc. (USA) — Auslieferung und Absicherung des Chat-Assistenten

Bei Übermittlungen in Drittländer (USA) stützen wir uns auf Standardvertragsklauseln (SCCs) gemäß Art. 46 DSGVO oder das EU-US Data Privacy Framework.

12. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO) — welche Daten wir über Sie gespeichert haben
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO) — Korrektur unrichtiger Daten
• Löschung (Art. 17 DSGVO) — Löschung Ihrer Daten (»Recht auf Vergessenwerden«)
• Einschränkung (Art. 18 DSGVO) — Einschränkung der Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) — Herausgabe in maschinenlesbarem Format
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO) — gegen Verarbeitungen auf Basis berechtigten Interesses
• Widerruf (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) — jederzeit für erteilte Einwilligungen

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an: info@poenta.de

Sie haben außerdem das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für Hessen: Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden.

13. Datensicherheit

Alle Verbindungen zu unseren Diensten sind per TLS/SSL verschlüsselt. Gespeicherte OAuth-Tokens und API-Schlüssel werden mit AES-256 verschlüsselt abgelegt. Passwörter werden ausschließlich als bcrypt-Hash gespeichert.

14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Änderungen der Rechtslage oder unserer Dienste anzupassen. Die jeweils aktuelle Version ist unter poenta.de/datenschutz abrufbar.